Nous vous parlons souvent du métier d’auxiliaire de vie. C’est à eux que vous avez à faire la plupart du temps.
Mais les entreprises de maintien à domicile de Canopée Groupe : ADES et AIDADOMICILE 59 fonctionnent selon le mode prestataire.
Ce fonctionnement présente un avantage pour les bénéficiaires et les familles : il est clé en main. C’est-à-dire que vous signez un contrat de prestations et le prestataire gère tout à votre place, de A à Z.
Mais concrètement, que gère-t-il ?
Chez Canopée, plusieurs services travaillent dans l’ombre, pour vous. Découvrons-les au travers de cet article.
Le service des ressources humaines, la réponse aux besoins humains
Pour que les auxiliaires de vie puissent intervenir à votre domicile, il est nécessaire de les recruter.
Toute la gestion des ressources humaines se réalise en interne. Et c’est Mathilde qui la pilote en lien avec différents services.
Le service Ressources Humaines prend part à de nombreuses missions, mais ses activités principales sont :
- Les tâches administratives comme la gestion des congés et des plannings, la rédaction des contrats de travail, le traitement des courriers administratifs (démissions, attestations, déclarations d’accidents de travail…), etc.
- Le développement et la recherche de nouveaux talents avec la gestion des carrières
- La gestion des compétences
- Le management de l’équipe des ressources humaines
- Le recrutement et la formation.
Lorsqu’il y a des besoins de recrutement, Mathilde travaille en étroite collaboration avec les personnes en lien avec le terrain : pôle supervision et animateur territorial. Elle relève le nombre d’embauches nécessaires, les secteurs, les besoins de formations des auxiliaires de vie déjà en poste.
Pour la recherche de candidats, elle est amenée à échanger avec le service communication. C’est Milène qui met en ligne les annonces, contacte les partenaires de l’emploi, etc.
Concernant la montée en compétences des collaborateurs, Mathilde fait appel au centre de formation, Canopée compétences, qui réalisera un plan de formation à la carte en fonction des besoins de chacun.
Pour la partie règlement des salaires, demande d’acomptes, remboursement des frais professionnels, elle travaille avec le service financier qui validera et réalisera les virements.
Être employeur, c’est être rigoureux pour l’aspect administratif mais surtout être à l’écoute et attentif aux salariés.
Maintenant que les auxiliaires de vie sont embauchées par Canopée Groupe, comment arrivent-elles à votre domicile ?
Le pôle supervision, pour répondre au mieux à vos besoins
Bien souvent, pour faire appel à nos services, vous nous contactez par téléphone ou par e-mail. Tous les appels de nos différentes agences (Valenciennes, Mérignies, Douai, Orchies) sont centralisés au niveau du pôle Supervision, à Douai, au siège.
C’est Adeline, Solène et Cédric qui vous renseignent en première intention. Si vous souhaitez faire appel à nos services, ils fixent avec vous un rendez-vous à votre domicile.
Pourquoi ? Pour rencontrer la ou les personnes à aider dans leur environnement. N’oublions pas que votre domicile deviendra peut-être le lieu de travail des auxiliaires de vie.
Il est nécessaire de pouvoir le visualiser afin d’éviter tout risque lié au travail comme :
- La présence ou non d’animaux
- L’accessibilité au logement
- La présence ou non de proches aidants
- L’équipement du logement
- La présence ou non de matériel médical
- Etc.
Ce moment sera l’occasion de faire le point avec vous sur vos habitudes, vos envies, vos besoins afin de vous proposer un accompagnement ou de vous donner des conseils.
Lors de cette visite et selon vos besoins, un devis vous sera remis ainsi qu’une explication de notre fonctionnement et de notre contrat de prestations.
Nous avons à cœur de vous accompagner tout au long de votre démarche. C’est pourquoi si vous ne bénéficiez pas d’aide financière mais que vous pourriez y prétendre, les dossiers vous seront remis ou complétés avec vous.
Suite à votre accord, nous mettons en place un contrat de prestations signé des deux parties qui nous protège les uns et autres et vient encadrer l’accompagnement…
Pour ce faire, nous avons besoin de certains documents tels que :
- La carte d’identité de la personne aidée (elle permet d’accéder à un taux de TVA réduit à 5,5 %.)
- Les documents relatifs à vos éventuelles aides financières
- Un document précisant le choix de prestataire nous désignant seuls ou aux côtés d’un ou plusieurs services
- Une autorisation de prélèvement bancaire (non obligatoire mais il facilite notre travail). Vous êtes de plus en plus nombreux à être accompagnés par nos services. C’est Raphaël qui enregistre vos règlements et ce travail à la chaîne qui se répète tous les mois lui prend beaucoup de temps.
Cette liste de documents peut vous sembler longue, ils sont pourtant tous nécessaires.
Certains nous seront d’une grande utilité au moment de demander le règlement de vos prestations à un organisme tiers. Auprès de certains financeurs, cette démarche peut prendre jusqu’à 6 mois, parfois plus.
Aussi, c’est avec l’équipe que vous pourrez constituer le dossier Dôme. L’application permet de dématérialiser les documents nous liant et, de pouvoir être en contact si nécessaire avec les personnes gravitant autour de vous : vos proches, les professionnels de santé, vos commerces habituels, associations, etc. Grâce à cette application, vous pouvez aussi interagir sur vos plannings de prestations en précisant par exemple les jours où nous ne devons pas intervenir ou à l’inverse, ceux où nous devons exceptionnellement le faire. Vous serez en lien direct avec les auxiliaires de vie.
Cette intégration complète nous permettra de visualiser l’ensemble de vos éléments administratifs, vérifier que votre contrat est toujours conforme à vos demandes, vous envoyer vos factures, vos attestations fiscales.
Une fois que votre dossier complété, c’est Raphaël qui vérifie que rien ne manque. Il vous intègre alors dans notre logiciel et nous pouvons commencer à intervenir auprès de vous.
Le cercle opérationnel
Il est maintenant temps de planifier vos prestations. C’est le rôle essentiel du cercle opérationnel. Il comprend les auxiliaires de vie, le service supervision ainsi que l’animateur territorial : vos interlocuteurs du quotidien.
Les équipes d’auxiliaires de vie vous intègrent alors dans leur tournée et vont pouvoir commencer à vous accompagner en rentrant eux-même votre planning dans le logiciel ou en réalisant cette tâche avec un membre de l’équipe de supervision.
Le service administratif et financier
Les prestations réalisées, il faut que nous pensions à nous rémunérer. En tout début de mois, Raphaël et Stephen sont difficilement joignables par téléphone. C’est le moment de la facturation, ils facturent les prestations réalisées le mois précédent.
- Raphaël s’occupe spécifiquement des factures qui vous sont adressées.
- Stephen, quant à lui, s’occupe de ce que nous appelons la facturation caisse. Tous les mois il reçoit de la part des organismes financeurs, un listing des personnes qui sont éligibles à une facturation pour le mois. Il doit alors croiser des données (Excel ? C’est son dada). En effet, ce n’est pas parce que vous avez un accord de principe financier que nous serons payés tout de suite, cela peut parfois prendre 6 mois. Il met des factures en attente, en présente d’autres parfois pour plusieurs mois successifs. C’est lui qui gère l’encours des clients.
Ensemble, ils s’occupent également de l’envoi de vos attestations fiscales. Aussi, ils sont vos interlocuteurs en matière de facturation.
Rattachée à ce service, Véronique s’occupe de la gestion des stocks de nos fournitures (feuilles, agrafes, enveloppes…), des équipements de protection individuelle (gants, masques, gel hydroalcoolique…), elle négocie les tarifs, passe les commandes, classe, trie les documents.
Le centre de formation Canopée Compétences
En lien étroit avec l’ensemble des services de Canopée Groupe, le centre de formation s’adapte à tous les besoins en lien avec la montée en compétence des collaborateurs auxiliaires de vie mais également administratifs.
C’est Vanessa qui s’occupe de la gestion du centre.
Le centre de formation est également tourné vers l’extérieur pour former tous les professionnels du secteur du maintien à domicile.
Pour en savoir plus sur notre centre de formation, nous ouvrirons prochainement une page Canopée Compétences
La communication, les projets, l’accompagnement social.
Pour la communication, c’est Milène qui, en lien avec les équipes et avec l’aide de services externes qui pilote tous les éléments de communication : le site internet, les pages facebook et Linkedin “Canopée Groupe”, les flyers, …
Milène ne peut travailler seule, elle a besoin de collaborer avec tous les membres du Groupe de l’équipe terrain ou administrative.
Milène aide le groupe à monter et à déployer des projets, à rechercher des financements pour toujours évoluer et être au plus près de vos besoins.
Une autre casquette de Milène, c’est d’accompagner les membres de Canopée Groupe en cas de problématiques sociales. Diplômée dans ce domaine, elle reprend cette casquette avec plaisir pour aider les collaborateurs à se sentir bien dans leur vie pour se sentir bien au travail.
Vous l’aurez compris, tous les postes de Canopée Groupe sont indispensables pour son fonctionnement.
Et c’est Marjorie Lefebvre qui pilote tout ce petit monde.
L’organisation de Canopée Groupe selon le mode prestataire n’a plus aucun secret pour vous.
